Herken je dit? Je bent druk met klanten, afspraken en alle dagelijkse taken. Ondertussen groeit de stapel bonnetjes in de la, blijft je mailbox maar vollopen en schuif je die btw-aangifte het liefst voor je uit. Voor je het weet ben je meer tijd kwijt aan stress over je administratie dan aan je werk zelf.
Goed nieuws: er zijn praktische oplossingen om grip te krijgen op je administratie, zonder dat je er hele avonden aan hoeft op te offeren.
1. Plan een vast administratiemoment
Reserveer elke week een half uurtje voor je administratie. Zet het letterlijk in je agenda, net als een klantafspraak. Door het klein en wekelijks te houden, voorkom je dat alles zich opstapelt. Wat de tijdswinst is? Omdat het zich niet opstapelt, blijft het overzichtelijk én zal je nog direct weten waar het bonnetje zich bevindt… Scheelt tijd! Maar vooral ook: omdat het iedere keer even is, hoef je er niet tegenaan te hikken. En dat is gewoon fijn voor jezelf.
2. Gebruik slimme tools
Bonnetjes bewaren in een schoenendoos is verleden tijd. Met apps kun je bonnetjes direct inscannen en digitaal opslaan. Ook veel boekhoudprogramma’s hebben automatische koppelingen met je bank, zodat transacties meteen worden ingelezen.
3. Werk met sjablonen en automatisering
Facturen sturen wordt een stuk makkelijker als je met sjablonen werkt. Stel daarnaast automatische betaalherinneringen in. Dat scheelt jou tijd en zorgt ervoor dat klanten sneller betalen.
4. Houd het klein: microtaken
Zie je op tegen een hele middag administratie? Hak het in stukjes. Even vijf bonnetjes inscannen, een kwartiertje mailbox opruimen of één factuur versturen. Kleine stappen zorgen voor rust én continuïteit.
5. Verander je mindset
Dit klinkt misschien een beetje zweverig. Maar je mindset veranderen kan echt wel werken. Als je al begint met vooruitschuiven en er tegenop zien, dan is het logisch dat het hele gebeuren vreselijk vervelend is. Ga je er enthousiast tegenaan, dan is het zo gedaan en valt het allemaal best wel mee. Zie het bijvoorbeeld als even ‘een rustig taakje’. Je hoeft even niet achter van alles en nog wat aan te hollen, in de file te staan of wat je dan ook verder doet. Je mag gewoon plaatsnemen aan je bureau en rustig je administratie doen. En ja, daarmee ben je wel aan het werk, dus je hoeft je er ook nog eens helemaal niet schuldig over te voelen dat je niet op weg bent naar een volgende klant…
6. Houd je mailbox bij
Overzicht houden is een groot goed. Dat geldt ook voor je mailbox, waar vaak ook van alles in naar voren komt voor je administratie. Zet de mails direct weg in het juiste mapje. Maak een apart mapje aan, bijvoorbeeld ‘nog te verwerken admin.’ En zet daar de mails in die nog verwerkt moeten worden. Facturen, bijvoorbeeld, of misschien wel bepaalde wijzigingen van klanten. Ga je je administratie doen, dan hoef je enkel die map door te nemen. Wel zo handig, toch?!
7. Overweeg uitbesteden aan een Virtual Assistant
Soms is de beste oplossing: het niet zelf doen. Een Virtual Assistant (VA) kan veel administratieve taken overnemen, zoals:
- Facturen opstellen en versturen
- Je mailbox structureren
- Afspraken plannen
- Voorwerk doen voor de boekhouder
Zo houd jij je handen vrij voor datgene waar je energie van krijgt: je bedrijf laten groeien en met klanten werken.
En met een beetje geluk kan deze VA nog meer minder fijne taken voor je overnemen (afhankelijk van haar of zijn vaardigheden, natuurlijk).
Zou je voor mij kiezen, dan kan ik naast de administratie ook alle teksten voor je verzorgen. Van nieuwsbrief tot social media, van teksten voor je site tot teksten voor je brochures.
Huur RegelWIL in!
Kennismaken? Mail, app of bel me even. Dan drinken we gezellig een virtueel kopje koffie en kunnen we ondertussen bespreken wat ik voor je zou kunnen betekenen.
Geef een reactie